Retningslinjer for håndtering af Personoplysninger i

Gerå Vest Grundejerforening.

1.udgave 2020

Gerå Vest grundejerforenings dataansvar.

Grundejerforeningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatpolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelig personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettige (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Personoplysninger om forhenværende grundejere slettes efter 5 år, jf. bogføringsloven.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Gerå Vest Grundejerforening er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du har spørgsmål.

Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:

Foreningens CVR-nr.: 32811086

Kontaktperson: Foreningens kasserer: Johanne Voetmann

Adresse: Langmosevej 8, 9560 Hadsund

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger:

                      *Almindelige personoplysninger på medlemmer:

*Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnumre og e-mailadresse.

*Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.

*Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på foreningsadressen.

Her indsamler foreningen oplysninger fra:

Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

                      *Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle

                      dine oplysninger.

                      *At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af

                      foreningen, herunder jf. vedtægterne samt deklarationen.

                      *Behandling, der måtte følge lovkrav.

                      *Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i

                       den pågældende situation.

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

                      *Er foreningens generelle medlemshåndtering, herunder kontingent-

                      opkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af general-

                      forsamlings referat (og hvad foreningen ellers måtte foretage sig.)

                      *Som led i foreningens aktiviteter.

                      *Administration af din relation til foreningen.

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:

I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

                      *Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter

                      jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.

                      *Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering

                      af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder

                      retslig inkasso.

                      *Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regn-               skabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger

                      i en periode efter din udmeldelse af foreningen. (Se afsnittet opbevaring

                      og sletning af dine personoplysninger).

Samtykke:

Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke, da medlemskab af foreningen betinger bestyrelsens muligheder for at indkræve kontingent samt udsende indkaldelse til generalforsamling.

Videregivelse af dine personoplysninger:

Foreningen videregiver ikke personoplysninger, og heller ikke til virksomheder til markedsførings brug.

Opbevaring og sletning af dine oplysninger:

Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

*Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

Dine rettigheder:

Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:

                   *Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

                   *Retten til indsigt i egne personoplysninger

                   *Retten til berigtigelse

                   *Retten til sletning

                   *Retten til begrænsning af behandling

                   *Retten til dataportabilitet  (udlevering af data i et almindeligt

                   anvendt format).

                   *Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken:

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.

Ved ændringer vil datoen i revisionshistorik i privatlivspolitikken blive ændret.

(Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningen hjemmeside).

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Revisionshistorik:

Bilaget er udarbejdet af Gerå Vest Grundejerforening 1. udgave 2020

Formand: Rene Kærup                                               Næstformand: Anders Moltke

Kasserer: Johanne Voetmann                                  Bestyrelsesmedlem:  Peter Ørnberg

Senere revideret: